Software de contabilidade - Accounting software

Exemplo de razão geral e diário de compras em um programa de contabilidade belga

O software de contabilidade descreve um tipo de software aplicativo que registra e processa transações contábeis em módulos funcionais, como contas a pagar , contas a receber , diário , razão geral , folha de pagamento e balancete . Funciona como um sistema de informação contábil . Ele pode ser desenvolvido internamente pela organização que o utiliza, pode ser adquirido de terceiros ou pode ser uma combinação de um pacote de software de aplicativo de terceiros com modificações locais . O software de contabilidade pode ser baseado na web, acessado em qualquer lugar e a qualquer hora com qualquer dispositivo habilitado para Internet ou pode ser baseado em desktop. Ele varia muito em sua complexidade e custo.

O mercado vem passando por uma consolidação considerável desde meados da década de 1990, com muitos fornecedores deixando de comercializar ou sendo comprados por grupos maiores.

Módulos

O software de contabilidade é normalmente composto de vários módulos, com diferentes seções que tratam de áreas específicas da contabilidade. Entre os mais comuns estão:

Módulos principais

Contas a receber - onde a empresa insere o dinheiro recebido
Contas a pagar - onde a empresa entra em suas contas e paga o dinheiro que deve
Razão - os "livros" da empresa
Faturamento - onde a empresa produz faturas para clientes / clientes
Estoque / estoque - onde a empresa mantém o controle de seu estoque
Ordem de compra - onde a empresa pede estoque
Pedido de venda - onde a empresa registra os pedidos do cliente para o fornecimento de estoque
Escrituração - onde a empresa registra a cobrança e o pagamento
Gestão financeira fechada - onde as equipes de contabilidade verificam e ajustam os saldos das contas no final de um período de tempo designado

Módulos não essenciais

Cobrança de dívidas - onde a empresa rastreia tentativas de cobrar contas em atraso (às vezes parte das contas a receber)
Processamento de pagamento eletrônico
Despesa - onde as despesas relacionadas aos negócios do funcionário são inseridas
Consultas - onde a empresa procura informações na tela sem quaisquer edições ou acréscimos
Folha de pagamento - onde a empresa rastreia salários, vencimentos e impostos relacionados
Relatórios - onde a empresa imprime dados
Quadro de horários - onde profissionais (como advogados e consultores ) registram o tempo trabalhado para que possa ser cobrado dos clientes
Requisição de compra - onde as solicitações de pedidos de compra são feitas, aprovadas e rastreadas
Reconciliação - compara registros de partes em ambos os lados das transações para consistência
Detalhar
Diários
Contabilidade departamental
Suporte para tributação de valor agregado
Cálculo da retenção legal
Lembretes de pagamento atrasado
Integração de feed de banco
Sistema de anexação de documentos
Sistema de aprovação de documentos / periódicos

Observe que os fornecedores podem usar nomes diferentes para esses módulos.

Implementação

Em muitos casos, a implementação (ou seja, a instalação e configuração do sistema no cliente) pode ser uma consideração maior do que o software real escolhido quando se trata do custo total de propriedade para o negócio. A maioria dos aplicativos de médio e grande porte é vendida exclusivamente por revendedores, desenvolvedores e consultores. Essas organizações geralmente repassam uma taxa de licença ao fornecedor do software e, em seguida, cobram do cliente pela instalação, personalização e serviços de suporte. Os clientes normalmente podem contar com o pagamento de cerca de 50-200% do preço do software em taxas de implementação e consultoria.

Outras organizações vendem, consultam e dão suporte a clientes diretamente, eliminando o revendedor. O software de contabilidade oferece muitos benefícios, como acelerar o processo de recuperação de informações , trazer eficiência no processo de reconciliação bancária , preparar automaticamente o imposto sobre valor agregado (IVA) / imposto sobre bens e serviços (GST) e, talvez o mais importante, fornecer a oportunidade de ver o estado em tempo real da posição financeira da empresa.

Tipos

Contabilidade pessoal

O software de contabilidade pessoal é voltado principalmente para usuários domésticos, oferecendo suporte a transações contábeis do tipo contas a pagar , gerenciamento de orçamentos e reconciliação de contas simples, no extremo econômico do mercado.

Mercado low-end

No segmento inferior dos mercados de negócios , softwares aplicativos baratos permitem que a maioria das funções gerais de contabilidade de negócios sejam executadas. Os fornecedores freqüentemente atendem a um único mercado nacional, enquanto os fornecedores maiores oferecem soluções separadas em cada mercado nacional.

Muitos dos produtos de baixo custo são caracterizados por serem produtos de " entrada única ", em oposição aos sistemas de entrada dupla vistos em muitas empresas. Alguns produtos têm funcionalidade considerável, mas não são considerados compatíveis com GAAP ou IFRS / FASB . Alguns sistemas low-end não têm segurança adequada nem trilhas de auditoria.

Mid-market

O mercado de médio porte cobre uma ampla gama de softwares de negócios que podem ser capazes de atender às necessidades de vários padrões contábeis nacionais e permitir a contabilidade em várias moedas .

Além das funções de contabilidade geral, o software pode incluir sistemas de informação de gestão integrados ou complementares e pode ser orientado para um ou mais mercados, por exemplo, com módulos de contabilidade de projeto integrados ou complementares .

Os aplicativos de software neste mercado geralmente incluem os seguintes recursos:

Bancos de dados robustos padrão da indústria
Ferramentas de relatório padrão da indústria
Ferramentas para configurar ou estender o aplicativo (por exemplo, um SDK ), acesso ao código do programa.

Mercado de ponta

O software de contabilidade de negócios mais complexo e caro freqüentemente faz parte de um amplo conjunto de software, geralmente conhecido como software de planejamento de recursos empresariais (ERP).

Esses aplicativos normalmente têm um período de implementação muito longo, geralmente superior a seis meses. Em muitos casos, esses aplicativos são simplesmente um conjunto de funções que requerem integração, configuração e personalização significativas para até começar a se parecer com um sistema de contabilidade.

Hoje em dia, muitos softwares de contabilidade freeware de código aberto de ponta estão disponíveis online e visam mudar a dinâmica do mercado. A maioria dessas soluções de software é baseada na web.

A vantagem de uma solução de alta tecnologia é que esses sistemas são projetados para dar suporte a processos específicos de empresas individuais, já que são altamente personalizáveis e podem ser ajustados de acordo com os requisitos de negócios exatos. Isso geralmente tem um custo significativo em termos de dinheiro e tempo de implementação.

Soluções híbridas

À medida que a tecnologia melhora, os fornecedores de software têm sido capazes de oferecer softwares cada vez mais avançados a preços mais baixos. Este software é adequado para empresas em vários estágios de crescimento. Muitos dos recursos de software de médio e alto porte (incluindo personalização avançada e bancos de dados extremamente escaláveis) são necessários até mesmo para pequenas empresas, pois elas abrem vários locais ou aumentam de tamanho. Além disso, com mais e mais empresas expandindo para o exterior ou permitindo que os funcionários trabalhem em casa, muitos clientes menores precisam se conectar a vários locais. Suas opções são empregar software como serviço ou outro aplicativo que ofereça acessibilidade semelhante a partir de vários locais na Internet.

Software de contabilidade SaaS

Com o advento de computadores e conexões de Internet mais rápidos, as empresas de software de contabilidade foram capazes de criar software de contabilidade pago em uma cobrança mensal recorrente em vez de uma taxa de licença inicial maior (software como serviço - SaaS ). A taxa de adoção desse novo modelo de negócios tem aumentado constantemente, a ponto de jogadores legados serem forçados a lançar suas próprias versões online.

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